Office Manager voor Support Office ARC CBBC (0,6 - 0,8 fte)

Als office manager zorg je voor een goede organisatie binnen het support office dat taak heeft het bestuur te ondersteunen, de dagelijkse communicatie binnen het samenwerkingsverband te voeren en ontmoetingen en onderlinge afspraken te faciliteren. Het is hierbij belangrijk dat je beschikt over organisatiesensitiviteit.

Dit houdt in:

• je ondersteunt de verschillende ARC CBBC boards op administratief en organisatorisch vlak. Je organiseert de vergaderingen, reserveert vergaderruimte en regelt de catering. Samen met de programma coördinator en de wetenschappelijk directeur bereid je de vergaderingen voor en zorg je voor de vergaderstukken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het notuleren (in het Engels, ook als de meeting in het Nederlands is) en het opstellen/bewaken van de actielijsten;
• je zet je organisatietalent in bij de organisatie van bijeenkomsten zoals community events, symposia en congressen. Taken die hierbij horen zijn o.a.: het zoeken en reserveren van geschikte ruimtes en hotelaccommodatie, het uitnodigen en registreren van deelnemers en sprekers, en het coördineren van de on-site organisatie;
• je beheert de algemene agenda en telefoon van ARC CBBC, en behandelt inkomende post en e-mail en stelt zelf brieven en e-mails op. Je voelt hierbij goed aan wanneer je een vraag zelf kan beantwoorden of dat je deze moet doorspelen aan een van de teamleden voor hun expertise. Verder ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken op het gebied van huisvesting en beheer van het office, en verwerk je binnenkomende sollicitaties;
• je stuurt mede de afdelingssecretaresse aan die verantwoordelijk is voor de administratieve ondersteuning en archivering. Je zorgt hierbij voor een goede verdeling van de werkzaamheden;
• tenslotte ondersteun je de collega’s van het support office op administratief en organisatorisch vlak.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor contact van binnen en buiten het samenwerkingsverband, je kunt dus goed samenwerken met je team en met je collega’s in andere organisaties. Je bent proactief, neemt zelf initiatief en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Daarnaast ben je accuraat en behoud je overzicht, ook tijdens pieksituaties weet je prioriteiten te stellen. Verder vind je het vanzelfsprekend om vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Verder breng je dit met je mee:

• hbo werk- en denkniveau en een relevante afgeronde opleiding;
• werkervaring in een soortgelijke functie en/of ervaring met de bovengenoemde taken in andere functies;
• vanwege het internationale karakter van het onderzoek is een goede beheersing van Engels vereist, we vragen dus een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in het Nederlands als Engels;
• sterke communicatieve vaardigheden en ben je een teamplayer;
• ben je leergierig, enthousiast, precies en kan je goed plannen;
• neem je initiatief en heb je oog voor verbeteringen;
• ruime ervaring met het werken met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• het is een pre als je affiniteit hebt met digitale oplossingen en ervaring hebt met het werken met zowel onderzoekers als mensen uit het bedrijfsleven.

Het mede vorm geven van het support office in een nieuw team met internationale allure. Deze dynamische functie van office manager ARC CBBC is een projectfunctie. We bieden je daarom een jaarcontract aan. Na een positieve en goede evaluatie aan de hand van een beoordelings- en ontwikkelingsgesprek heb je uitzicht op verlenging voor de duur van de projectgelden tot mei 2021. De omvang van de positie is 0,6 - 0,8 fte te verspreiden over minimaal 4 werkdagen per week. Het salaris bedraagt - afhankelijk van ervaring en opleiding - minimaal € 2.514,-  en maximaal € 3.358,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. 

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De faculteit Bètawetenschappen van de Universiteit Utrecht is met 5.600 studenten en bijna 1.500 medewerkers hét centrum voor bètatalent in Nederland. Met partners binnen en buiten de faculteit werken we nauw samen aan de belangrijkste thema’s in de natural sciences en de life sciences. Ons onderzoek loopt van puur fundamenteel wetenschappelijk tot en met innovatieve toepassingen. Onze afgestudeerden bereiken zowel in wetenschappelijke als in andere functies topposities in organisaties over de hele wereld. Excellent wetenschappelijk onderwijs en onderzoek zijn altijd het resultaat van de gedrevenheid van individuele toponderzoekers, -docenten en studenten. Daarom draait in onze faculteit alles om de ontplooiingsmogelijkheden van talent. Dat geldt ook voor medewerkers in de ondersteunende functies. Als je ambitieus bent, vind je bij ons dus een stimulerende werkomgeving.

Het Advanced Research Center Chemical Building Blocks Consortium (ARC CBBC) is een nationaal publiek-privaat onderzoekscentrum. De komende jaren komt ruim 100 miljoen euro beschikbaar voor onderzoek naar chemische bouwstenen dankzij dit onderzoekscentrum dat is opgericht door AkzoNobel, Shell, BASF, de universiteiten van Utrecht, Eindhoven en Groningen, de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), het ministerie van Economische Zaken en de Topsector Chemie. Chemische bedrijven, Nederlandse kennisinstellingen en overheid gaan hiermee extra onderzoek doen naar chemische bouwstenen en processen voor de functionele materialen, coatings en energiedragers van de toekomst. 

ARC CBBC wil zich ontwikkelen tot een nationaal onderzoekscentrum met internationale uitstraling. De ondersteuning van het consortium wordt uitgevoerd door het support office dat een onderdeel vormt van de Universiteit Utrecht. ARC CBBC is op zoek naar een office manager voor deze support office.

Voor meer informatie kan je contact opnemen met dr. M.C.D. Mourad, programma coördinator ARC CBBC, m.c.d.mourad@uu.nl of ing. C. Cozijnsen, HR-adviseur, c.cozijnsen@uu.nl.

We ontvangen graag je motivatiebrief geschreven in het Engels.

Ook zijn we geïnteresseerd in interne kandidaten die snel aan de slag kunnen.

Je sollicitatie dient, naast een motivatie en cv, contactgegevens van ten minste twee referenties te bevatten. Je kunt tot en met 14 oktober 2018 reageren via onderstaande sollicitatiebutton.